Excel

¿Qué es Excel?

Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft y forma parte de Office que es una suite ofimática la cual incluye otros programas como Word y PowerPoint. Excel se distingue de los demás programas porque nos permite trabajar con datos numéricos, es decir, podemos realizar cálculos, crear tablas o gráficos y también podemos analizar los datos con herramientas tan avanzadas como las tablas dinámicas.

Excel es una hoja de cálculo

Excel es un programa computacional que es conocido como hoja de cálculo. Las hojas de cálculo fueron desarrolladas desde la década de 1960 para simular las hojas de trabajo contables de papel y de esa manera ayudar en la automatización del trabajo contable.

Las hojas de cálculo electrónicas han ido reemplazando a los sistemas de cálculo en papel y aunque inicialmente fueron creadas para tareas contables, hoy en día son utilizadas para un sinfín de aplicaciones donde se necesita trabajar con datos tabulares.

Un poco de historia de Excel

En el año 1982, Microsoft incursionó en el ámbito de las hojas de cálculo electrónicas con el lanzamiento de su producto Multiplan. En ese tiempo ya existían dos competidores que estaban fuertemente posicionados en el mercado: SuperCalc de la empresa Sorcim y VisiCalc de la empresa VisiCorp, así que no era una tarea sencilla para Microsoft ganar un poco de mercado.

Por si fuera poco, en el año 1983, fue lanzada la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 que tomó a todos por sorpresa y se posicionó rápidamente como la hoja de cálculo más utilizada. Microsoft solamente observó cómo la hoja de cálculo de Lotus se posicionaba en el primer lugar, así que hizo a un lado su producto Multiplan y comenzó a trabajar en la primera versión de Excel la cual fue lanzada en el año 1985.

Esa primera versión de Excel fue hecha exclusivamente para la plataforma Macintosh, pero dos años después, en 1987, Microsoft lanzó Excel 2.0 que ya consideraba una versión para la plataforma Windows. A partir de ese momento, la aplicación de Microsoft comenzó su crecimiento hasta convertirse en la hoja de cálculo más utilizada de todos los tiempos.

 

La pantalla principal de Excel

La característica principal de Excel, tal como lo conocemos hoy en día, es que la pantalla principal muestra una matriz de dos dimensiones, es decir, está formada por filas y por columnas. De esta manera se forman pequeños recuadros que conocemos como celdas donde cada una de ellas tendrá una dirección única que estará conformada por la columna y la fila a la que pertenece, es decir, la dirección será una letra (columna) y un número (fila). Por ejemplo, la celda superior izquierda de la matriz tiene la dirección A1.

En cada una de las celdas podemos ingresar datos numéricos y alfanuméricos. Una manera de saber si Excel ha reconocido un dato como un número, o como un texto, es que si introducimos un dato de tipo texto se alineará a la izquierda de la celda mientras que los datos numéricos se alinearán a la derecha.

De esta manera sabemos que Excel reconoce entre un dato numérico y un dato alfanumérico en cada celda.

Operaciones aritméticas en Excel

Excel nos permite realizar cálculos aritméticos con nuestros datos numéricos como la suma (+), la resta (-), la multiplicación (*) y la división (/). La única condición es que debemos colocar un signo igual (=) precediendo a la fórmula de manera que Excel efectúe el cálculo correspondiente.

Podemos escribir fórmulas tan grandes como lo necesitemos y solamente debemos respetar el máximo de caracteres que es de 8,192 para la versión de Excel 2010.

Barra de herramientas de excel

Barras de Herramientas de Excel (Inicio, Insertar y Diseño de pagina)

 

Barra Inicio: incluye las funciones más comunes, como formato de texto y estilos, además de otras opciones (Ilustración 4).



Portapapeles

Pegar.- Obtener opciones de como pegar unicamente los valores.

Cortar.- Corta la selccion del documento y la pega en Portapapeles.

Copiar.- Copia y coloca en Portapapeles.

 

Fuente

Fuente.- Tipo de Letra.

Tamaño de Fuente.- Tamaño de la Letra.

Negrita.- Remarca un texto seleccionado.

Cursiva.- Letra en Cursiva.

Subrayado.- Subraya una parte de una hoja seleccionada.

Borde Inferior.- Coloca diferentes bordes a la hoja.

Color de Relleno.- Color que se coloca dentro de tabla, registro, fila.

 

Alineacion

Orientacion.- Gira el texto a un ángulo diagonal o vertical.

Disminuir Sangria y aumentar Sangria.- Margen entre el borde inferior y el texto de la celda.

Texto a la Izquierda.- Lugar donde se pondra el texto

Centrado.- Texto colocada en el centro de la celda.

Ajustar Texto.- Hace que se vea visible.

Combinar y Centrar.- Une las celdas seleccionadas.

 

Número

Formato de Numero.- Designacion a las cantidades en las celdas.

Formato de Numero de Contabilidad.- Se representara en unidades monetarias.

Estilo Porcentual.- Se representara en porcentajes.

 

Estilos

Formato Condicional.- Resalta celdas interesantes.

Dar Formato como Tabla.- Convierte celdas selecionadas en Tablas.

 

Celdas

Insertar.- Insertar nuevas celdas.

Eliminar.-Eliminar celdas.

Formato.- Cambia el alto de las filas o el ancho de las columnas.

 

Modificar

Autosuma.-Muestra la suma de celdas seleccionadas.

Rellenar.- Rellena de celdas en cualquier direccion.

Borrar.- Borra celdas.

Buscar y Seleccionar.- Busqueda de partes especificas.

 

 

* Barra Insertar: básicamente engloba todas las posibilidades de incorporar contenido a nuestra hoja de calculo, desde imágenes, tablas, vínculos, ecuaciones, etc. (Ilustración 5)

Tablas

Tablas Dinamica.- Resume datos usando una tabla dinamica.

Tabla.- Crear tablas.

 

Ilustraciones

Imagen.- Insertar una imagen.

Imagen Prediseñadas.- Colocar una imagen prediseñada.

Formas.- Colocar formas, como lineas, flechas,etc.

SMARTART.- Incluye diagramas especializados, listas.

 

Graficos

Columna.- Representar en forma de columnas.

Linea (Se utiliza para datos de tendencias en el Tiempo.

Circular.- Representar informacion en forma de circulos.

Barra.-Se utiliza para la comparacion.

Area.- Se utiliza para representar informacion en periodos de Tiempo.

 

Vinculos

Hipervinculos.-Para establecer vinculos con paginas web.

 

Texto

Cuadro de Texto.- Insertar cuadors de texto.

Encabezado y pie de Pagina.- Insertar.

WORDART.- Texto decorativo.

Objeto.- Inserta objetos incrustados.

Simbolo.-Inserta caracteres que no hay en el Teclado.

 

* Barra Diseño de página: Permite diseñar la forma y el tamaño de la hoja, entre otras opciones (Ilustración 6).

Temas

Temas.- Cambia el tema del documento.

Colores.- Modifica los colores de la hoja.

Fuentes.-Modifica las fuentes de la hoja.

Efectos.-Modifica los efectos de la hoja.

Configurar Pagina

Margenes.- Selecciona el tamao del margen.

Orientacion.-El diseo horizontal o vertical.

Tamao.- El tamao del papel.

Area de impresion.-Marca un area especifica de la hoja para imprimirla.

Saltos.-Especifica el inicio de una nueva pagina en la copia de impresin.

Fondo.-Imagen para el fondo de la hoja.

Imprimir Titulos.-Especifica filas y columnas.

Ajustar Area de Impresion

Ancho.- Reduce el ancho de impresion.

Alto.-Reduce al alto de impresion.

Escala.-Aumenta o disminuye el resultado de impresion en un porcentaje.

Opciones de Hoja

Lineas de la Cuadricula

Ver.- Muestra las lineas entre filas y columnas de la hoja.

Imprimir.-Imprime las lineas entre las filas y columnas de la hoja.

Organizar

Panel de Seleccion.-Seleccion de objetos.

Alinear.-Alinea los bordes de varios objetos seleccionados.